Ada banyak cara mengosongkan email penuh. Saat email penuh kadang tidak pernah disadari dengan cepat. Butuh waktu lama untuk bisa menyadari jika email yang kita gunakan sudah kehabisan memori. Apalagi Gmail, yang hanya memberikan kapasitas 15GB saja per akun.

Kalian pasti baru sadar email penuh saat beberapa hari tak terlihat adanya email baru yang masuk di akun kita, dan tidak tahu cara mengosongkannya. Subyek Gmail tak berubah. Bahkan ada beberapa yang mulai sadar emailnya kepenuhan saat ada orang lain yang menegur ‘gue kirim email ke elo, kok bounce back?’.

Nah, berikut ini ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk mengosongkan kembali akun email kamu, agar email baru tak terhambar masuk. Cara ini cukup cepat dan ringkas.

Folder penting ga penting

Langkah pertama, cara mengosongkan email penuh dalam Gmail adalah menyortir folder yang tak penting. Di Gmail, Google sudah mengelompokkan masing-masing email ke dalam folder default. Ada Promotion yang berisi ‘jualan’, lalu Spam yang dianggap berbahaya, Social adalah notifikasi yang masuk ke akun media sosial, dan folder Update. Semua ini isinya adalah email yang kebanyakan tak penting. Makanya, bisa langsung ‘delete all’.

Jika tak mau repot, anda bisa menghapus semua email yang ada di folder ini sekarang juga, maka akan tersisa beberapa gigabyte untuk email baru yang ingin masuk. Folder yang bisa langsung ‘delete all’ ada banyak. Selain Promotion, Spam, Update dan Social, bisa juga folder Draft atau Sent Item.

Sortir dari alamat email

Jika kamu merasa tidak bisa melakukan ‘delete all’ di folder-folder tersebut karena ada beberapa email yang penting, kamu bisa lakukan cara lain. Yakni dengan menyortir email yang akan dihapus melalui keyword alamat email atau nama pengirim. Misalnya terlalu banyak email tagihan, maka ketik saya di kolom pencarian keyword ‘billing’ atau ‘tagihan’ atau nama pengirim, misalnya ‘Klik BCA’ atau ‘Bank Mega’, dan lainnya.

Saat keyword tersebut anda klik, maka email yang ditampilkan akan otomatis muncul yang berkaitan. Centang semua email yang ada, lalu klik ‘select all conversations that match this search’. Lalu klik ikon ‘tempat sampah’. Voila! Ada beberapa megabyte lagi ruang tersisa.

Sortir dari kapasitas email

Email penuh terkadang juga dikarenakan attachment yang dikirim oleh orang lain ke akun kita berisi sampai puluhan megabyte. Daripada repot mencari satu-satu email yang berisi attachment berkapasitas besar, lebih baik sortir dengan menggunakan keyword rumus.

Caranya, pada kolom Search di akun email kita, ketik larger:5mb. Ini artinya, kita menyortir email yang kapasitasnya lebih dari 5 megabyte. Besaran kapasitas bisa disesuaikan. Misalnya larger:2mb, larger:1mb dan seterusnya. Nah, saat email-email yang dipanggil dengan keyword itu muncul,  tinggal centang seluruh email yang ada, klik ‘select all conversations that match this search’. Klik ikon tempat sampah.

Bersih-bersih Drive

Sebelum kita mengarah ke langkah berikutnya, perlu kita ketahui jika kapasitas free 15GB yang diberikan oleh Google sepertinya tak hanya untuk email tapi juga penyimpanan Google Drive. Jadi sebisa mungkin mulai dari sekarang, hemat-hemat menyimpan attachment atau foto/video di Google Drive. Nah, sedikit effort untuk memindahkan beberapa file foto/video atau dokumen lainnya dari Google Drive ke eksternal hard dive sepertinya tidak akan rugi.

Jika semua itu dipindahkan, ruang penyimpanan di Google akan semakin lowong.

Kosongkan Trash

Nah, ini merupakan langkah terakhir dan terpenting dalam upaya untuk menyelamatkan Gmail anda agar bisa terus menerima email yang masuk. Buka folder Trash atau Sampah, centang semua email yang ada di situ, pastikan jika semua email yang ada benar-benar yang tidak penting lagi, sehingga anda bisa melakukan ‘clear trash folder’ atau membersihkan folder sampah.

Sekali anda membuang semua sampah yang ada, email-email sampah itu tidak bisa kembali lagi.